Vos gestionnaires lisent des pièces.
Ils devraient instruire des dossiers.
Affiliation d'un salarié, demande de dispense, devis d'optique, dossier de prévoyance après un arrêt de travail : en assurance de personnes, chaque acte de gestion commence par la même pile de justificatifs hétérogènes. Holofin sépare le pli, lit chaque pièce, contrôle ce qui doit concorder, et ne remonte à un gestionnaire que ce qui mérite une décision humaine.
Chaque ligne porte la valeur lue et la page dont elle provient. Le verdict est recalculé à chaque pièce complémentaire reçue, et la décision de prise en charge reste à vos équipes.
Pour qui
Quatre métiers,
la même pile de justificatifs.
Depuis la généralisation de la complémentaire santé collective issue de l'ANI de 2016, tout employeur du privé couvre ses salariés. Le flux de pièces qui en découle traverse quatre métiers, et chacun n'en voit qu'une face.
Services RH et gestion santé-prévoyance
Côté entreprise, l'affiliation est un sous-produit de la vie du personnel : une entrée, une sortie, une naissance, un changement de situation. Le volume n'est jamais spectaculaire, mais il ne s'arrête pas, et il arrive toujours au mauvais moment.
- Un pli par embauche, à transmettre au porteur dans les délais prévus par le contrat collectif.
- Des demandes de dispense à motiver, à recouper avec la pièce jointe, et à conserver.
- Un dossier de prévoyance à monter quand un arrêt de travail se prolonge, bulletins de paie à l'appui.
Mutuelles
La relation adhérent se joue de bout en bout sur des pièces : à l'adhésion, puis à chaque demande. Le délai de réponse est visible par l'adhérent, ce qui rend le temps de lecture coûteux deux fois.
- Adhésions individuelles et collectives, avec les justificatifs d'ayants droit qui vont avec.
- Devis d'optique, de dentaire et d'audiologie à rapprocher des garanties, poste par poste.
- Pièces reçues par tous les canaux à la fois : portail, boîte mail, photo prise au téléphone, courrier scanné.
Assureurs et institutions de prévoyance
La prévoyance change la nature du travail : il ne s'agit plus de vérifier qu'une pièce est là, mais de reconstituer un montant à partir de plusieurs pièces qui doivent être d'accord entre elles.
- Souscription de contrats collectifs : périmètre, catégories de personnel, effectifs déclarés.
- Incapacité, invalidité, décès : salaire de référence à reconstituer, bénéficiaires à identifier.
- Des dossiers qui se relisent des années après, donc une piste d'audit qui doit tenir aussi longtemps.
Courtiers et délégataires de gestion
Un délégataire travaille pour plusieurs porteurs à la fois, et chacun a sa liste de pièces, ses règles et son format de restitution. La difficulté n'est pas le volume : c'est de ne pas appliquer la politique d'un porteur au dossier d'un autre.
- Une politique de contrôle par porteur, écrite en langage courant et versionnée : pas une politique moyenne.
- Un format de sortie par délégation, depuis la même lecture des mêmes pièces.
- De quoi prouver au porteur, dossier par dossier, quels contrôles ont tourné et dans quelle version.
Avant / après
Le même acte de gestion,
vu des deux côtés.
Quatre situations qui reviennent toutes les semaines. À gauche, ce qu'elles coûtent quand chaque pièce se lit à l'œil ; à droite, ce qui change quand les pièces sont lues ensemble. Nous ne publions pas de pourcentage de temps gagné : nous n'avons pas mesuré votre gestion. Ce que le passage à droite supprime, en revanche, se compte sans nous : c'est le nombre d'allers-retours.
Un pli d'affiliation scanné en un seul fichier
Aujourd'hui
Le gestionnaire ouvre le PDF, retrouve le bulletin, cherche le RIB au milieu, compte les justificatifs d'ayants droit, saisit. Deux pièces manquent : il relance, puis redécouvre le pli dix jours plus tard et recommence la lecture.
Avec Holofin
Le pli est séparé en documents, chaque pièce est lue, et le verdict nomme ce qui manque et qui le doit. Une seule relance couvre tout ce qui reste dû, et le dossier reprend là où il s'était arrêté.
Un devis d'optique à contrôler avant prise en charge
Aujourd'hui
Le devis arrive en photo, pris de travers. Il faut le rapprocher des garanties du contrat poste par poste, vérifier que le bénéficiaire est bien couvert, et répondre sous un délai que l'adhérent compte.
Avec Holofin
Les postes du devis sont lus un par un, le bénéficiaire rapproché du contrat, et chaque écart remonte avec la valeur lue et la page dont elle provient. Le gestionnaire tranche sur une liste d'écarts, pas sur une image.
Un arrêt de travail : reconstituer le salaire de référence
Aujourd'hui
Les bulletins de la période de référence s'ouvrent un par un, les libellés de primes s'interprètent, les montants se recopient dans un tableur. Un mois absent se remarque à la fin du calcul, quand il est déjà faux.
Avec Holofin
Les bulletins sont identifiés, rattachés à leur mois et comptés contre la période attendue ; les éléments de rémunération sortent ligne à ligne. Un mois absent est un écart nommé avant le calcul, pas après.
Une pièce retouchée dans un dossier par ailleurs complet
Aujourd'hui
Le dossier est complet, les pièces sont lisibles, rien n'attire l'œil. Un net retouché dans un PDF, un solde corrigé sur un relevé : à l'écran, cela ne se voit pas.
Avec Holofin
L'authenticité est contrôlée à côté de la complétude : cachet vérifié à la source quand la pièce en porte un, totaux recalculés, structure du fichier analysée. Le signal dit quel niveau a parlé, pas un score opaque.
Processus
Des dizaines d'actes de gestion,
trois processus pour les tenir.
Les actes de gestion ne se ressemblent pas, mais ils reposent sur les mêmes trois opérations : reconnaître les pièces d'un envoi, juger si le dossier tient, vérifier que les pièces sont authentiques. Chacune a sa page, avec ses étapes et ses contrôles.
Processus
Affiliation et souscription
Le pli est séparé, chaque pièce lue, les ayants droit déclarés comptés contre les justificatifs reçus, et la dispense recoupée avec l'attestation jointe.
Voir le processusProcessus
Complétude et conformité de dossier
La liste des pièces attendues est décrite comme une politique, participant par participant. Le dossier rend un état et la liste des écarts qui l'explique.
Voir le processusProcessus
Détection de fraude documentaire
Cinq niveaux de contrôle gardés séparés, du cachet vérifié à la source jusqu'à la pièce d'un tiers que seul le dossier entier trahit.
Voir le processusEt les actes de gestion qui s'y ramènent
Ces trois-là n'ont pas de page dédiée : ils se montent sur les mêmes briques, avec une politique de contrôle différente. Nous les décrivons ici pour ce qu'ils sont, des cas d'usage que nous savons outiller, et non comme des produits sur étagère.
Contrôle des devis santé
Le devis est lu poste par poste : nature de l'acte, montant, part annoncée. Le bénéficiaire est rapproché du contrat et des ayants droit déclarés, puis chaque poste est confronté aux règles que vous avez écrites. Ce qui sort du périmètre pris en charge est signalé avec la ligne du devis dont il vient.
S'appuie sur Dossier IntelligenceReconstitution de salaire en prévoyance
Les bulletins de paie du dossier sont rattachés à leur période, comptés contre la période de référence de votre contrat, et leurs éléments de rémunération sortis ligne à ligne avec la zone de la page dont chacun est lu. Un mois absent, un libellé de prime inhabituel ou un employeur qui change sont des écarts nommés ; le calcul reste le vôtre.
La lecture d'un bulletin de paieMise en gestion d'un contrat
À l'entrée d'un contrat collectif, les pièces de l'entreprise souscriptrice sont lues puis confrontées aux sources officielles : immatriculation, forme juridique, statut, établissements et dirigeants. Un souscripteur radié ou une adresse qui ne correspond à aucun établissement est un écart, pas un détail administratif.
L'enrichissement chez HolofinPièces lues
Les pièces d'un assuré
comptent surtout les unes contre les autres.
Chaque type de pièce a sa page, avec les champs extraits et les contrôles qui lui sont propres. Dans un dossier d'assurance de personnes, ce qui tranche n'est presque jamais une pièce seule : c'est l'accord entre deux d'entre elles.
Pièce d'identité
L'identité de référence du dossier : c'est elle que l'attestation de droits, le RIB et le bulletin doivent confirmer.
Carte Vitale
Numéro de sécurité sociale et bénéficiaires rattachés : la pièce qui relie l'assuré à ses ayants droit.
RIB
Titulaire et IBAN, clé de contrôle recalculée. Un RIB au nom d'un tiers est un écart, pas une tolérance.
Bulletin de paie
Employeur, période et éléments de rémunération : la pièce sur laquelle se reconstitue un salaire de référence.
Contrat de travail
Employeur, date d'entrée et catégorie : ce qui décide du collège d'affiliation et de la date d'effet.
Relevé bancaire
Titulaire, période et continuité des soldes recalculée, quand un versement ou un prélèvement doit être justifié.
Exemple
Un dossier de prévoyance
reçu en un envoi de 20 pages.
Un arrêt de travail qui se prolonge. L'employeur envoie tout ce qu'il a : le fichier s'appelle dossier_prevoyance.pdf et les bulletins ne sont pas dans l'ordre.
Ce qui a été identifié
Six types de documents à partir d'un seul fichier, dont onze bulletins rattachés chacun à son mois — alors qu'ils se suivaient dans un ordre quelconque.
Ce que dit le verdict
Un mois de la période de référence
La période décrite par votre politique en attend douze ; onze bulletins ont été trouvés. L'écart nomme le mois absent, pas « un bulletin manquant ».
Date d'arrêt ≠ dernier jour travaillé déclaré
L'avis d'arrêt porte une date, la demande de prestations une autre. Les deux valeurs et les pages dont elles sont lues sont jointes à l'écart.
Une prime présente sur un seul bulletin
Le libellé n'apparaît qu'une fois sur la période. Entre-t-il dans l'assiette ? Le cas part en revue avec le libellé lu et le bulletin dont il provient, plutôt que d'être intégré ou écarté tout seul.
Assuré, employeur et titulaire du RIB
La même personne porte la demande, les bulletins et l'IBAN, et l'employeur des bulletins est celui du contrat. Ces contrôles ne remontent pas : ils sont seulement conservés.
Le salaire de référence n'est pas calculé sur onze bulletins comme s'il y en avait douze : l'écart est nommé avant le calcul, et le calcul reste le vôtre.
Réglementation
Le cadre bouge.
Vos règles doivent pouvoir bouger avec lui.
En assurance de personnes, une règle de gestion est presque toujours la traduction d'une obligation. C'est pourquoi nous ne livrons pas de barème pré-écrit : vous décrivez votre politique, elle est versionnée, et un dossier instruit l'an dernier se relit sous les règles qui s'appliquaient alors.
100 % Santé
La réforme définit, en optique, en dentaire et en audiologie, des paniers de soins pris en charge sans reste à charge pour l'assuré. Un contrôle de devis doit donc savoir faire la différence entre un poste qui relève d'un panier et un poste qui en sort : c'est une lecture de pièce, ligne par ligne, et non une estimation globale.
Contrats responsables
Un contrat responsable est encadré par des niveaux de garantie minimaux et par des plafonds sur certains postes. Les règles de gestion qui en découlent sont nombreuses et elles évoluent : chez Holofin elles s'écrivent dans une politique, en langage courant, par les personnes qui en sont responsables — pas dans du code qu'il faut redéployer.
Données de santé
Un certificat médical, un devis d'optique, une attestation de droits : ce sont des données personnelles sensibles au sens du RGPD, et elles sont traitées comme telles. Hébergement européen, cloisonnement par client, et un périmètre de lecture limité aux champs dont vos contrôles ont besoin : le reste de la pièce n'a pas à être recopié ailleurs pour qu'un contrôle s'exécute.
RGPD article 22 : la décision reste humaine
L'article 22 du RGPD encadre les décisions entièrement automatisées qui produisent un effet juridique à l'égard d'une personne. Un refus d'affiliation, un rejet de prise en charge, un calcul de prestation entrent dans ce champ. Holofin vérifie et signale : le verdict dit ce qui manque, ce qui ne concorde pas et avec quelle certitude. Vous fixez les seuils, et la décision reste à vos équipes.
Ce qui est conservé derrière chaque verdict
- Version de la politique
- sante-coll-2026.2
- Porteur et délégation
- la politique appliquée, et laquelle
- Date de figement des contrôles
- 2026-10-02
- Valeur utilisée par chaque comparaison
- avec le document et la page d'origine
- Décisions et modifications
- conservées en ajout seul
Un délégataire peut ainsi prouver au porteur, dossier par dossier, quels contrôles ont tourné et dans quelle version : c'est ce qui rend la réponse défendable devant un contrôleur comme devant un mandant.
Intégration
Le verdict arrive
là où le dossier se gère déjà.
Personne ne veut d'un outil de plus à ouvrir. Les pièces reconnues, les champs lus et la liste des écarts repartent vers l'outil dans lequel vos équipes travaillent, sous la forme qui s'y branche le plus vite.
API REST
Vous déposez le pli, vous relisez le verdict. Champs, écarts et sources dans la même réponse.
Webhooks
Le dossier change d'état à chaque pièce complémentaire reçue ; vous êtes prévenu sans interroger en boucle.
SFTP et fichier pivot
Dépôt et reprise par lots, au format que vous décrivez : un par porteur, s'il en faut un par porteur.
GED
Les documents séparés repartent classés et nommés, avec le type reconnu et la personne à laquelle ils se rattachent.
Boîte mail dédiée
Pour les plis qui arrivent encore en pièce jointe, sans rien changer à l'habitude de l'expéditeur.
Portail assuré
L'assuré dépose, le contrôle tourne tout de suite, et ce qui manque s'affiche avant qu'il ne quitte la page.
Ce que nous ne promettons pas
Nous ne revendiquons pas de connecteur prêt à l'emploi vers un outil de gestion nommé : ce serait une promesse intenable sur l'ensemble des plateformes du marché, et une mauvaise surprise au démarrage. Ce que nous garantissons, c'est un contrat de sortie stable — les mêmes champs, les mêmes écarts, les mêmes références de page — sur lequel votre équipe ou votre intégrateur se branche une fois.
Mise en route
Trois étapes,
et vos propres pièces dès la première.
Nous ne commençons pas par une démonstration sur nos documents. Un pli de démonstration ne prouve rien : ce sont vos bulletins manuscrits, vos photos de travers et vos cas litigieux qui font la différence.
Test sur vos documents
Vous nous envoyez quelques dossiers réels, y compris ceux qui vous ont posé problème. Nous vous rendons les pièces reconnues, les champs lus avec la page dont chaque valeur provient, et les écarts que nous voyons — pour que vous les compariez à ce que vos gestionnaires avaient trouvé.
Paramétrage
Votre liste de pièces attendues, vos règles de cohérence et vos seuils s'écrivent comme une politique, en langage courant, par les personnes qui en sont responsables. Une politique par porteur ou par délégation s'il en faut plusieurs. Chaque version est conservée, donc chaque dossier reste relisible sous les règles de son époque.
Mise en production
Le flux entre par la porte qui vous arrange — API, SFTP, boîte mail dédiée, portail — et le verdict repart vers votre outil de gestion. Le coût dépend du volume et de la profondeur des contrôles ; les paliers sont publiés plutôt que négociés dossier par dossier.
Questions fréquentes
Sur l'assurance de personnes
Testons Holofin sur vos plis
Envoyez-nous quelques dossiers réels : un pli d'affiliation manuscrit, un devis photographié de travers, un dossier de prévoyance incomplet. Nous vous rendons les pièces reconnues, les champs lus et la liste des écarts, pour que vous la compariez à la vôtre.
