Data-Warehouse-Integration

Dokumente als Amazon-Redshift-Tabellen

Holofin liest PDFs und Scans und schreibt jedes Feld in Redshift, provisioniert oder Serverless, in der AWS-Region, in der Sie arbeiten.

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Harbourline Insurance plc

CERTIFICATE OF EMPLOYERS' LIABILITY INSURANCE

Policy No. HL-EL-0048213

Name of policy holderFenwick & Shaw Builders Ltd

Date of commencement01 November 2026

Date of expiry31 October 2027

Limit of indemnity£10,000,000

Signed on behalf of the insurerR. Okafor

SELECT field, value, confidence, page, needs_reviewFROM holofin.extracted.document_fieldsWHERE document_id = 'doc_2RB7NE'ORDER BY page, field;

	field	value	confidence	page	needs_review
1	insurer	Harbourline Insurance plc	0.99	1	false
2	policy_number	HL-EL-0048213	0.98	1	false
3	insured_name	Fenwick & Shaw Builders Ltd	0.97	1	false
4	cover_type	employers_liability	0.96	1	false
5	period_start	2026-11-01	0.97	1	false
6	period_end	2027-10-31	0.62	1	true
7	limit_of_indemnity	10000000.00 GBP	0.95	1	false

✓7 Felder geladen

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Von Holofin gelesen und in Amazon Redshift geladen: Versicherungsbestätigung. Beispieldokument, alle Namen und Zahlen sind erfunden.

So funktioniert es

1
Amazon Redshift einmal verbinden
Legen Sie eine Rolle mit Schreibrechten auf ein einziges Schema an und hinterlegen Sie ihre Zugangsdaten in Holofin. Holofin erstellt die Tabelle beim ersten Laden; darüber hinaus gibt Amazon Redshift nichts preis.
2
Dokumente wie gewohnt senden
Per Upload in der App, per E-Mail-Weiterleitung oder über die API. Holofin klassifiziert jede Datei, trennt Sammeldateien in einzelne Dokumente und liest die Felder jedes Dokumenttyps.
3
Zeilen abfragen
Jedes Feld landet als eigene Zeile, mit Konfidenz, Quellseite und needs_review-Flag. Amazon Redshift behandelt diese Zeilen wie jede andere Quelle: Verknüpfen Sie sie mit Ihren eigenen Tabellen.

So schreibt der Amazon Redshift-Connector

Holofin schreibt über die Redshift Data API, daher ist kein eingehender Netzwerkzugang zu Ihrem Cluster oder Ihrer Workgroup nötig. Holofin übernimmt eine IAM-Rolle, die Sie in Ihrem Konto anlegen und einem Datenbankbenutzer zuordnen, der in ein einziges Schema schreiben darf.

Die einzige Berechtigung, die Holofin braucht:

-- IAM role for the Redshift Data API: holofin-loader
CREATE USER "IAMR:holofin-loader" PASSWORD DISABLE;
GRANT USAGE ON SCHEMA extracted TO "IAMR:holofin-loader";
GRANT INSERT, SELECT ON ALL TABLES IN SCHEMA extracted TO "IAMR:holofin-loader";

Die Tabelle, die Holofin schreibt

Eine Zeile pro Feld, damit ein neuer Dokumenttyp die Tabelle nie verändert. Die Spalten sind überall dieselben; die Datentypen tragen die Namen, die Amazon Redshift verwendet.

holofin.extracted.document_fields
document_id	STRING	Holofins Kennung des Dokuments, stabil über erneute Ladevorgänge hinweg.
document_type	STRING	Die Klasse, die Holofin dem Dokument zugewiesen hat: supplier_invoice, payslip, bank_statement und so weiter.
field	STRING	Der Feldname in snake_case, wie in Ihrem Extraktionsschema definiert.
value	STRING	Der Wert als normalisierter Text: ISO-Datumsangaben, Punkt als Dezimaltrennzeichen, IBANs ohne Leerzeichen.
confidence	FLOAT	Zwischen 0 und 1. Wie sicher sich Holofin bei dem Wert ist.
page	INTEGER	Die Seite der Quelldatei, auf der der Wert gelesen wurde.
bbox	ARRAY<FLOAT>	Die Position auf dieser Seite: x, y, Breite, Höhe, als Anteile der Seite.
needs_review	BOOLEAN	True, wenn die Konfidenz niedrig ist oder eine Regel fehlschlägt, etwa ein Saldo, der nicht aufgeht.
reviewed_by	STRING	Wer den Wert in Holofin bestätigt oder korrigiert hat, sobald das geschehen ist.
loaded_at	TIMESTAMP	Wann die Zeile geschrieben wurde. Korrekturen schreiben eine neue Zeile; die jüngste gilt.

Abfragen in Amazon Redshift

Versicherungsbestätigungen, die in den nächsten 30 Tagen ablaufen, mit DATEADD:

-- Insurance certificates that expire in the next 30 days
SELECT document_id, value::date AS period_end
FROM holofin.extracted.document_fields
WHERE document_type = 'insurance_certificate'
  AND field = 'period_end'
  AND NOT needs_review
  AND value::date BETWEEN CURRENT_DATE
                      AND DATEADD(day, 30, CURRENT_DATE)
ORDER BY period_end;

Sicherheit

Die Dokumente werden in Europa verarbeitet, auf ISO-27001-zertifizierten OVHcloud-Servern in Frankreich.
Holofin schreibt ausschließlich in das Schema, das Sie freigeben. Ihre übrigen Tabellen kann Holofin nicht lesen.
Die Aufbewahrung der Quelldateien in Holofin wird pro Organisation festgelegt, von Zero Data Retention bis unbegrenzt. Für die Zeilen in Ihrem Warehouse gelten Ihre eigenen Richtlinien.
DSGVO: Holofin handelt als Ihr Auftragsverarbeiter. Kein Dokument verlässt die Europäische Union.

Häufig gestellte Fragen

Funktioniert das mit Redshift Serverless?

Ja. Verweisen Sie Holofin auf eine Serverless-Workgroup oder einen provisionierten Cluster; die Data API funktioniert mit beiden gleich.

Muss ich meine VPC öffnen?

Nein. Die Data API wird über den HTTPS-Endpunkt von AWS mit der IAM-Rolle aufgerufen, die Sie freigeben. Ihr Cluster kann privat bleiben.

Wie schnell erscheinen die Felder in Amazon Redshift?

Wenige Sekunden, nachdem das Dokument gelesen wurde. Die meisten Dokumente sind in unter einer Minute gelesen, eine per E-Mail gesendete Datei ist in Amazon Redshift also meist eine Minute später abfragbar.

Was passiert, wenn jemand einen Wert korrigiert?

Holofin schreibt für dieses Feld eine neue Zeile mit dem korrigierten Wert, needs_review auf false und ausgefülltem reviewed_by. Behalten Sie pro Dokument und Feld die jüngste Zeile für den aktuellen Stand, oder alle Zeilen für einen vollständigen Audit-Trail.

Kann ich festlegen, welche Felder geladen werden?

Ja. Jeder Dokumenttyp hat in Holofin ein Extraktionsschema. Fügen Sie dort Felder hinzu, benennen Sie sie um oder entfernen Sie sie, und die nächsten Dokumente werden mit den neuen Namen geladen. An der Tabellenstruktur ändert sich nichts.

Welche Dokumente liest Holofin?

Jedes Geschäftsdokument als PDF, Scan oder Foto: Rechnungen, Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge, Steuerbescheide, Handelsregisterauszüge, Ausweise, Bescheinigungen. Holofin prüft außerdem jede Datei auf Manipulationen und kann ein verdächtiges Dokument markieren, bevor man seinen Feldern vertraut.